Algemene Voorwaarden

Artikel 1 Definities
1.1 Opdrachtgever
Onder opdrachtgever wordt verstaan degene die de opdracht voor de werkzaamheden heeft verstrekt.
1.2 Opdracht
Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de opdrachtgever aan Sybmedia om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
1.3 Werkzaamheden 
Onder werkzaamheden wordt verstaan al het geen Sybmedia ten behoeve van de opdrachtgever, binnen het kader van de door deze met het oog op diens belangen verstrekte opdrachten, maakt en/of onderneemt of doet maken en/of ondernemen.
1.4 Offerte
Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.
1.5 Concept
Onder concept wordt verstaan: een product/dienstbeschrijving en/of visualisatie, schets, script, tekening, model, prottype of ontwerp waarin de inhoud, vorm en/of functionaliteiten dusdanig zijn vastgelegd dat een beeld wordt gegeven van het potentiële eindproduct en/of de dienst en van de positionering hiervan in de markt.

Artikel 2 Overeenkomst, offerte en bevestiging
2.1 Toepasselijkheid algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de totstandkoming, de inhoud en de nakoming van alle tussen de opdrachtgever en Sybmedia gesloten overeenkomsten. De algemene voorwaarden van Sybmedia gelden ten alle tijden als geldende voorwaarden tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Sybmedia levert uitdrukkelijk geen diensten waarbij niet de eigen algemene voorwaarden gelden tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Bij samentreffen van de door de opdrachtgever gehanteerde uniforme inkoopvoorwaarden en de onderhavige voorwaarden zullen deze laatste prevaleren. Door de opdrachtgever gehanteerde c.q. van toepassing verklaarde voorwaarden, die in strijd zijn met deze voorwaarden, kunnen niet worden erkend, tenzij door Sybmedia schriftelijk voor akkoord zijn verklaard.
2.2 Offertes en opdrachten
Offertes zijn geheel vrijblijvend. Prijsopgaven kunnen geen wijzigingen ondergaan zolang de geldigheid strekt en overeengekomen met de reeds gestelde wensen en eisen. Bij meerwerk wordt altijd eerst een opdracht en prijsherziening overeengekomen alvorens aanvang van de meer werkzaamheden. De aangeboden/gepresenteerde offerte voorstellen zijn steeds vrijblijvend en kunnen in eerste instantie slechts zonder afwijkingen worden aanvaard. Een aangeboden offerte wordt in elk geval geacht te zijn verworpen indien de wederpartij in de offerte niet binnen aangegeven termijn accepteert dan wel duidelijke interesse voor het aangebodene heeft getoond.
2.3 Prijzen
Standaard zijn alle prijzen exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in een offerte of opdracht overeenkomst.
2.4 Schriftelijke bevestiging
Opdrachten dienen door de opdrachtgever schriftelijk bevestigd te worden. Indien de opdrachtgever dit nalaat, maar er desondanks mee instemt dat Sybmedia een aanvang met het uitvoeren van de opdracht maakt, zoals het maken van opnames, dan zal de inhoud van de offerte als overeenkomen gelden. Na mondelinge afspraken en bedingen binden Sybmedia pas dan dat deze schriftelijk door Sybmedia zijn bevestigd.
2.5 Meerdere partijen
Wanneer de opdrachtgever eenzelfde opdracht tegelijkertijd aan meerdere partijen wenst te verstrekken, dient Sybmedia hiervan, onder vermelding van de namen van de andere partijen, op de hoogte te stellen.

Artikel 3 Annulering, verplaatsing en No show
3.1 Opzegging door Sybmedia
Sybmedia heeft het recht de overeenkomst op te zeggen wegens gewichtige omstandigheden. Onder gewichtige omstandigheden worden verstaan omstandigheden die van zodanige aard zijn dat verdere gebondenheid van de overeenkomst in redelijkheid niet kan worden gevergd.
3.2 Verplaatsingsrecht
Afgenomen Sybmedia diensten en producten zijn tot 48 uur voor opname kosteloos te verplaatsen naar een andere locatie en/of tijdstip tot 6 maanden na opdrachtbevestiging. Na 48 uur geldt er geen verplaatsingsrecht meer en is de overeengekomen opdracht bindend.
3.3 No show
Voor Sybmedia studio opnames geldt een No show policy: Indien de opdrachtgever niet conform video afspraak aanwezig is op de door hem/haar gekozen studio locatie en/of tijdstip dan geldt er een no show fee van 100% van het factuurbedrag.

Artikel 4 De uitvoering van de overeenkomst
4.1 Uitvoeren opdracht
Sybmedia zal zich inspannen de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit te voeren, de belangen van de opdrachtgever naar beste weten behartigen en streven naar een voor de opdrachtgever bruikbaar resultaat. Voor zover noodzakelijk zal Sybmedia de opdrachtgever op de hoogte houde van de voortgang van de werkzaamheden.
4.2 Inspannings- en resultaatverplichting
Sybmedia is verplicht om de haar opgedragen werkzaamheden als een goed en zorgvuldig opdrachtnemer uit te (doen) voeren. Alle diensten van Sybmedia worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis tenzij en voor zover in de schriftelijke overeenkomst Sybmedia uitdrukkelijk een resultaat heeft toegezegd en het betreffende resultaat tevens met voldoende bepaaldheid is omschreven. De werkzaamheden bestaan primair uit het produceren van audiovisueel materiaal zoals verder gespecificeerd in de offerte en/of opdrachtovereenkomst. Als resultaatverplichting heeft Sybmedia de plicht om binnen een week en uiterlijk binnen maximaal 2 weken, na de laatste video opnames een eerste videobestand te leveren middels een niet fysieke drager tenzij anders overeengekomen. Opdrachtgever dient hierin zelf zorg te dragen over een juiste controle en check van ontvangst en zo nodig hierop navraag te doen.
4.3 Proces van oplevering

Als resultaat levert Sybmedia middels een niet-fysieke drager een videobestand op, doorgaans gebeurt dit middels WeTransfer tenzij anders overeengekomen. Opdrachtgever is gerechtigd om indien gewenst 2 correctie rondes toe te laten passen tenzij anders overeengekomen. Correctie rondes bestaan uit het binnen een week digitaal gebundeld aanleveren van feedback op de erste videoversie. In de week volgend op de week van feedback dient Sybmedia de 2de videoversie middels een niet-fysieke drager aan te leveren. Ook de eventuele correctie op deze versie dient wederom binnen een week verwerkt en opgeleverd te zijn. Na akkoord van de opdrachtgever stuurt Sybmedia het videobestand middels een niet-fysieke drager naar de opdrachtgever tenzij anders in de offerte overeengekomen.
4.4 Verstrekken van gegevens
De opdrachtgever is gehouden al datgene te doen, wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om een tijdige en juist advies en/of levering door Sybmedia mogelijk te maken, zulks in het bijzonder door het tijdig ter beschikking stellen van alle relevant, volledige, deugdelijke, duidelijke, gevaagde en ongevraagde informatie, gegevens of materialen aan Sybmedia. Bij het niet nakomen van de hiervoor genoemde verplichtingen door de opdrachtgever is Sybmedia gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten c.q. te staken, onverminderd de verplichtingen van opdrachtgever. 
4.5 Aanvraag offertes toeleveranciers
Indien Sybmedia op verzoek van de opdrachtgever een begroting voor kosten van derden opstelt, dan zal deze begroting slecht een indicatieve strekking hebben. Zo nodig kan Sybmedia namens de opdrachtgever offertes van de in te schakelen derden aanvragen. Voor zover aan het verstrekken van deze offertes kosten verbonden zijn, komen deze kosten voor rekening van de opdrachtgever.
4.6 Openbaarmaking en verveelvoudiging
Alvorens tot productie, verveelvoudiging of openbaarmaking op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt overgegaan dienen partijen elkaar in de gelegenheid te stellen de laatste geschreven0 en of visuele concepten, scripts, modellen, protypes of het ontwerp te controleren en goed te keuren. Op verzoek van Sybmedia dient de opdrachtgever zijn goedkeuring schriftelijk te bevestigen.
4.7 Termijn van levering
Een door Sybmedia opgegeven termijn voor het volbrengen van een opdracht heeft een indicatieve strekking. Sybmedia is, ook bij een uitdrukkelijk opgegeven termijn voor het volbrengen van een opdracht, eerst in verzuim nadat de opdrachtgever haar bij aangetekend schrijven in gebreke heeft gesteld en bij nakoming binnen de in de ingebrekestelling genoemde redelijke termijn uitblijft.
4.8 Tests, vergunningen en wettelijke bepalingen.
Het uitvoeren van test, het aanvragen van vergunningen en het beoordelen of de instructies van de opdrachtgever voldoen aan de wettelijke normen behoren, anders dan ten behoeve van drone video opnames niet tot de opdracht van Sybmedia. Opdrachtgever dient daartoe zelf het nodige te (laten)doen.
4.9 Klachten
Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 5 werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan Sybmedia te worden meegedeeld. Na het verstrijken van de genoemde termijn vervalt elke aansprakelijkheid van Sybmedia ter zake.

Artikel 5 Rechten van intellectuele eigendom en eigendomsrechten

5.1 Auteursrecht en industriële eigendom
Tenzij schriftelijk tussen partijen anders overeengekomen, komen alle uit de opdracht voortkomende rechten van intellectuele eigendom waaronder, maar niet uitsluitend, het octrooirecht, het modelrecht en het auteursrecht toe aan Sybmedia.
5.2 Onderzoek naar het bestaan van rechten
Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen, behoort niet tot de opdracht het uitvoeren van onderzoek naar het bestaan van octrooirechten, merkrechten, tekening of modelrechten, auteursrechten en portretrechten van derden. Ditzelfde geldt voor een eventueel onderzoek naar de mogelijkheid van dergelijk beschermingsvormen voor de opdrachtgever. 
5.3 Naamsvermelding
Tenzij het werk er zich niet voor leent, is Sybmedia te allen tijde gerechtigd om haar naam op of bij het werk te (laten) vermelden of verwijderen. Zonder voorafgaande toestemming is het de opdrachtgever niet toestaan het werk zonder vermelding van de naam Sybmedia in productie te nemen, openbaar te maken of te verveelvoudigen.
5.4 Eigendom bij Sybmedia
De in het kader van de opdracht door Sybmedia tot stand gebrachte geschreven- en of visuele concepten, scripts, tekeningen, prototypes, ontwerpschetsen, programmatuur en andere materialen of (elektronische) bestanden, blijven eigendom van Sybmedia, ongeacht of deze aan de opdrachtgever of derden ter hand zijn gesteld. De opdrachtgever of derden dienen deze materialen en/of bestanden, onverwijld op eerste verzoek en steeds uiterlijk bij einde overeenkomst te retourneren. 

Artikel 6 Gebruik en licentie

6.1 Het gebruik
Wanneer de opdracht volledig voldoet aan zijn verplichtingen door, vanwege de overeenkomst met Sybmedia verkrijgt hij een non exclusieve licentie tot het gebruik van het concept voor zover dit betreft het recht van openbaarmaking en verveelvoudiging overeenkomstig de bij de opdracht overeengekomen bestemming. Zijn er over de bestemming geen afspraken gemaakt, dan blijft de licentieverlening bekert tot dat gebruik van het concept, waarvoor op het moment van het verstrekken van de opdracht vaststaande voornemens bestonden.
6.2 Wijzigingen
Het is de opdrachtgever niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Sybmedia veranderingen in de voorlopige of definitieve concepten aan te brengen.
6.3 Eigen promotie
Sybmedia heeft de vrijheid om het concept te gebruiken voor haar eigen publiciteit of promotie en daarmee op te nemen in haar eigen openbare portfolio. 

Artikel 7 Betaling

7.1 Betalingsverplichting
De betalingsverplichting wordt aangegaan op het al dan niet getekend accorderen van een offerte door de opdrachtgever. Mocht dit onverhoopt worden vergeten dan is bij aanvang van de video opname werkzaamheden er bij wijze van een mondeling akkoord een opdrachtovereenkomst gesloten gebaseerd op het gestuurde offerte voorstel aan de opdrachtgever. Betaling dient, onverminderd het in de volgende leden bepaalde, te geschieden binnen in de factuur aangegeven termijn en bij gebreke van een dergelijke termijn binnen vijftien dagen na factuurdatum. Als na het verstrijken van deze termijn door Sybmedia nog geen (volledige) betaling is ontvangen, is de opdrachtgever in verzuim en is hij een rente verschuldigd gelijk aan de wettelijke rente. Alle door Sybmedia gemaakte kosten, zoals proceskosten en kosten van rechtskundige bijstand, indien Sybmedia als verliezende partij in de kosten wordt veroordeeld. De buitenrechtelijke kosten worden gesteld op tenminste 15% van het factuurbedrag met een minimum van € 750,-.
7.2 Facturatie en betaling
Standaard stuurt Sybmedia een dag na oplevering van de eerste videoversie waarbij Sybmedia haar resultaatverplichting is nagekomen, een 100% factuur welke gelijk staat aan de offerte overeenkomst dan wel een factuur met een vermindering van aanbetaling. Vanaf dat moment geldt de betalingstermijn van 15 dagen.
7.3 Geen korting of compensatie
De opdrachtgever verricht de aan Sybmedia verschuldigde betalingen zonder korting, compensatie of btw-verminderingen behouders verrekeningen met de overeenkomst betrekking hebbende verrekenbare deelfacturen of voorschotten, die hij aan Sybmedia heeft verstrekt.
7.4 Vervallen licentie
Vanaf het moment dat de opdrachtgever zijn betalingsverplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet (volledig) nakomt of anderszins is gebreke is, is het de opdrachtgever niet (langer)toegestaan de ter beschikking gestelde resultaten te gebruiken en komt in het kader van de opdracht aan de opdrachtgever verstrekte licentie te vervallen.
7.5 Deelfactuur en voorschot
Het is Sybmedia gerechtigd om deelbetaling van 25% van de offerte waarde te vragen indien de overeengekomen opdracht meer dan €1200,- in absolute waarde bedraagt of indien Sybmedia het toepasselijk vindt om een aanbetaling te vragen. Een aanbetaling wordt altijd kenbaar gemaakt middels een offerte voorstel.
7.6 BTW verlegging – intracommunautaire diensten
Standaard brengt Sybmedia btw belasting in rekening. Deze staan duidelijk gespecificeerd op een factuur. De btw zal en kan alleen verlegd worden als voor het aangaan van de opdracht het aan Sybmedia duidelijk is gemaakt dat de juridische rechtspersoon zich buiten Nederland of de EU bevindt en het betreffende btw-nummer door Sybmedia is gecontroleerd.

Artikel 8 Opzegging en ontbinding overeenkomst

8.1 Opzegging overeenkomst door opdrachtgever
Wanneer de opdrachtgever een overeenkomst opzegt, dient hij, naast een schadevergoeding, de gemaakte kosten zoals concepten en voorbereiding met betrekking tot de dan verrichte werkzaamheden te betalen. Het is Sybmedia gerechtigd om deze gemaakte kosten te bepalen eveneens als schadevergoeding hierover.
8.2 Ontbinding overeenkomst door Sybmedia
Indien de overeenkomst door Sybmedia wordt ontbonden wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst door de opdrachtgever, deint de opdrachtgever, naast een schadevergoeding de gemaakte kosten met betrekking tot de dan verrichtte werkzaamheden te betalen. Gedragingen van de opdrachtgever op grond waarvan Sybmedia redelijkerwijs niet meer gevergd kan worden dat de opdracht wordt afgerond, worden in dit verband mede beschouwd als toerekenbare tekortkomingen. Het is Sybmedia dan gerechtigd om deze gemaakte kosten te bepalen evenals schadevergoeding hierover.
8.3 Schadevergoeding
De schadevergoeding bedoeld in de vorige twee leden van dit artikel zal tenminste omvatten de kosten voortvloeiend uit de door Sybmedia op eigen naam voor de vervulling van de opdracht aangaande verbintenissen met derde, alsmede 25% van het resterende deel van de offerte overeenkomst waarde welke de opdrachtgever bij volledige vervulling van ede opdracht verschuldigd zou zijn. Mocht opdrachtgever binnen een periode van 4 weken voor aanvang van de opdracht de overeenkomst/opdracht beëindigen dient de opdrachtgever 50% van de offerte overeenkomst waarde te betalen.
8.4 Faillissement
Zowel Sybmedia als de opdrachtgever hebben recht de overeenkomst onmiddellijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden in geval van faillissement of surseance van de andere partij dan wel indien de opdrachtgever zijn bedrijfsactiviteiten op enige andere wijze beëindigt. 
8.5 Gebruik resultaat na voortijdige beëindiging
Indien de opdracht, om welke reden dan ook, voortijdig wordt beëindigd, is het de opdrachtgever niet (langer) toegestaan de hem ter beschikking gestelde concepten te gebruiken en komt elke in het kader van de opdracht aan de opdracht verstrekte licentie te vervallen.

Artikel 9 Vrijwaringen

9.1 Vrijwaring voor aanspraken m.b.t. gebruik concept
De opdrachtgever vrijwaart Sybmedia of door Sybmedia bij de opdracht ingeschakelde personen voor alle aanspraken van derde voortvloeiend uit de toepassing of het gebruik van het resultaat van de opdracht.
9.2 Verstrekte materialen en gegevens
De opdracht vrijwaart Sybmedia voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de opdracht gever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de opdracht worden gebruikt.

Artikel 10 Aansprakelijkheid

10.1 Aansprakelijkheid
Sybmedia kan niet aansprakelijk gesteld worden voor:

  1. Fouten in het materiaal dat door de opdrachtgever ter hand is gesteld.
  2. Misverstanden of fouten ten aanzien van de uitvoering van de overeenkomst indien deze hun aanleiding of oorzaak vinden in handelingen van de opdrachtgever, zoals het niet tijdig of niet ter beschikking stellen van alle relevante, volledige, deugdelijke, duidelijke, gevraagde en ongevraagde informatie, gegevens of materialen.
  3. Fouten door/namens de opdrachtgever ingeschakelde derden.
  4. Gebreken in offertes van toeleveranciers of overschrijdingen van prijsopgaven van toeleveranciers.
  5. Fouten in het concept of de tekst/gegevens, indien de opdrachtgever, overeenkomstig het bepaalde in art, 3.5 zijn goedkeuring heeft gegeven, dan wel in de gelegenheid is gesteld een controle uit te voeren en te kennen heeft gegeven aan een dergelijk controle geen behoefte te hebben.

10.2 Beperkingen aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in betreffende geval onder onze bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald.
10.3 Verval aansprakelijkheid
Elke aansprakelijkheid vervalt door het verloop van 6 maanden vanaf het moment dat de opdracht is voltooid. 
10.4 Kopieën materiaal
De opdrachtgever is gehouden, indien redelijkerwijs mogelijk, kopieën van door hem verstrekte materialen en gegevens onder zich te houden tot de opdracht is vervuld. Sybmedia is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernietiging van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen reizen voor risico van de opdrachtgever.
10.5 Bewaarplicht
Na het voltooien van de opdracht hebben noch de opdrachtgever nog Sybmedia jegens elkaar een bewaarplicht met betrekking tot gebruikte materialen en gegevens. Sybmedia heeft het recht op alle opname materialen te mogen bewaren en op te nemen in het openbare Sybmedia portfolio tenzij anders overeengekomen.

Artikel 11 overige bepalingen

11.1 Overdacht aan derden
Het is de opdrachtgever niet toegestaan enig recht uit een met Sybmedia gesloten overeenkomst aan derden over te dragen, anders dan bij overdacht van zijn gehele onderneming.
11.2 Vertrouwelijkheid
Partijen zijn gehouden feiten en omstandigheden, die in het kader van de opdracht aan de andere partij ter kennis komen, vertrouwelijk te behandelen. Derden, die bij de uitvoering van de opdracht worden betrokken, zullen ten aanzien van deze feiten en omstandigheden afkomstig van de andere partij aan eenzelfde vertrouwelijke behandeling worden gebonden.
11.3 Opschriften
De opschriften in deze algemene voorwaarden dienen slecht om de leesbaarheid te bevorderen en vormen geen onderdeel van deze voorwaarden.
11.4 Nederlands recht
De overeenkomst tussen Sybmedia en opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing. De rechter tot het kennisnemen van geschillen tussen Sybmedia en de opdrachtgever is de bevoegde rechter in het arrondissement waar Sybmedia is gevestigd, tenzij Sybmedia ervoor kiest het geschil, bij een andere recht aanhangig te maken.

Opgemaakt 1 juli 2022 te Rotterdam.
Sybmedia

Voorwaarden downloaden als PDF.